FORUM Keadilan Bali – Pemerintah Kota Denpasar kembali melakukan penyusutan atau memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi. Pemusnahan arsip in aktif unit kerja Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Denpasari menggunakan alat mesin pencacah kertas dipimpin Asisten Administrasi Umum Sekda Kota Denpasar I Dewa Nyoman Semadidi Studio Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Senin (5/6).
Dewa Semadi mengatakan arsip sebelum dimusnahkan, telah diproses, dipilah dan dinilai secara cermat sesuai ketentuan yang berlaku. Nilai guna arsip, bahwa fungsi arsip dalam birokrasi berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam menetapkan kebijakan pemerintah.
Dewa Semadi mengharapkan seluruh jajaran Pemerintah Kota Denpasar, lembaga, organisasi lain menjaga arsip dan melestarikan dengan baik dan perlu kehati-hatian. Karena arsip telah dimusnahkan tidak akan bisa atau diciptakan kembali seperti semula, dan tidak boleh memusnahkan arsip tanpa melalui prosedur yang benar. ”Saya minta pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Denpasar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan. Sehingga arsip merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggung jawaban kepada generasi yang akan datang dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik,” katanya.
Kepala Bagian Umum Setda Kota Denpasar Nyoman Denny Widya mengaku penyusutan atau pemusnahan arsip menentukan arsip-arsip memiliki nilai guna serta efektivitas dan efisiensi menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta mempercepat waktu penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
Dia menjelaskan arsip unit kerja yang disusutkan dan dimusnahkan tahun 2023 adalah arsip unit Bagian Umum Setda Kota Denpasar memiliki retensi di bawah 10 tahun ditetapkan pimpinan perangkat daerah atau penyelenggara pemerintah daerah kabupaten/kota. Setelah mendapat persetujuan tertulis dari Sekretaris Daerah sesuai Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Ia mengaku arsip yang disusutkan dan dimusnahkan tahun 2012 s/d. 2019 dengan jumlah 26 box atau 513 berkas. Sebelum dimusnahkan terlebih dahulu diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan. Tahap pertama, pengolahan arsip aktif dari tahun 2012 s/d. 2019 dari Mret sampai April 2023. Tahap II, penilaian Mei terhadap arsip yang diusulkan dimusnahkan Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar.
Denny Widya menambahkan, penyusutan dan pemusnahan arsip merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip pada awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara kemudian akhirnya disusutkan dan dimusnahkan apabila sudah tidak mempunyai nilai guna lagi. ”Penyusutan dilakukan dengan cara dicacah dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi,” jelasnya.
