FORUM Keadilan Bali – Wakil Bupati Badung I Ketut Suiasa menghadiri penyerahan penghargaan kepada Organisasi Perangkat Daerah (OPD), desa, sekolah dan masyarakat, terkait kegiatan Kearsipan dan Perpustakaan tahun 2022, di Ruang Kertha Gosana, Lantai III Puspem Badung, Selasa (20/12).
Acara diinisiasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung ini turut dihadiri anggota DPRD Ni Luh Putu Sekarini, perwakilan dari Pemerintah Provinsi Bali, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Badung Ni Wayan Kristiani, Organisasi Kewanitaan Badung, Kepala OPD di lingkungan Pemkab Badung, para Camat, Kepala ARSIP Nasional Republik Indonesia (ANRI) secara daring, dan undangan lainnya.
Wabup Suiasa menyampaikan, penyelenggaraan kearsipan untuk menjamin ketersediaan Arsip autentik dan terpercaya, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Mencapai tujuan tersebut, diperlukan penyelenggaraan kearsipan sesuai prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan yang baik, akuntabilitas akan meningkat, dengan bukti autentik, pada akhirnya penyelamatan Arsip statis untuk memori kolektif bangsa dapat terwujud. ”Arsip informasi harus dijaga dengan tertib, sesuai kaidah kearsipan,’’ katanya.
Wabup Suiasa mengungkapkan pemahaman kearsipan semakin baik mendorong tata kelola pemerintah yang baik, menjadi lebih baik lagi, sesuai norma semangat Reformasi Birokrasi (RB). ”Arsip harus tertib dari hulu, pada saat penciptaannya disebut sebagai Arsip dinamis akan berguna bagi manajemen organisasi,” ujarnya.
Dia mengatakan, satu titik tertentu, Arsip mempunyai waktu retensi yang ditentukan, sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Jika menurut Retensi, Arsip statis harus diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Jika dimusnahkan harus dimusnahkan sesuai prosedur pemusnahan yang berlaku pada Arsip. Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada perangkat daerah di lingkungan Pemkab Badung. Meliputi beberapa aspek yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusunan, disertai sumber daya kearsipan dan sumber daya manusia (SDM) kearsipan, prasarana maupun sarana kearsipan.
Berkaitan dengan hal tersebut, lanjut Wabup Suiasa secara prinsip pengelolaan Arsip sangat penting dilakukan. Siapapun memerlukan informasi dapat segera diberikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal pada perangkat daerah di Pemkab Badung menjadi tanggung jawab Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung. ”Saya tegaskan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan pelaksanaan pengawasan kearsipan internal benar-benar menjadi motivasi perangkat daerah dalam mengelola Arsip sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan maupun peraturan perundang-undangan yang berlaku,” tegasnya.
Sementara Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Badung Ni Wayan Kristiani menyampaikan, dilaksanakan pengawasan kearsipan internal pada perangkat daerah, disamping pemusnahan Arsip inaktif perangkat daerah yakni, membangun kesadaran pentingnya mengelola Arsip. Membangun penyelenggaraan tertib Arsip.
Kristiani menjelaskan Arsip yang ada diseluruh perangkat daerah, desa/kelurahan, BUMD, perusahaan dan organisasi kemasyarakatan harus diselamatkan. Menjamin pencipta Arsip di daerah dapat mewujudkan pengelolaan Arsip lebih baik, sesuai prinsip, kaidah, standar kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Efisiensi dan efektivitas kerja, penyelamatan informasi Arsip dari pihak-pihak tidak berhak mengetahuinya.
Pengawasan kearsipan proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Sedangkan audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, profesional berdasarkan standar kearsipan. ”Hasil pengawasan kearsipan internal tahun 2022 sebanyak 37 perangkat daerah,” jelasnya.
