FORUM Keadilan Bali – Guna menghemat tempat dan penyimpanan arsip, Badan Pendapatan Daerah (Bapenda) Kota Denpasar memusnahkan/menyusutkan arsip yang tidak memiliki nilai guna di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Rabu (26/7).
Pemusnahan/penyusutan arsip dilaksanakan Kepala Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar Dr. Ir. I Gusti Ngurah Eddy Mulya, SE., M.Si, disaksikan Sekretaris Bapenda I Dewa Gede Rai, S.Sos., M.Si., Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar Ir. IB. Yoga Jaya Muda berseta jajaran Bapenda.
Kepala Bapenda Kota Denpasar I Gusti Ngurah Eddy Mulya mengatakan, pemusnahan/penyusutan arsip kegiatan untuk mencapai efesiensi dalam pengelolaan arsip meliputi ruang atau tempat penyimpanan arsip, tenaga dan biaya serta waktu untuk temu balik arsip yang diperlukan.
Eddy Mulya menjelaskan, pelaksanaan penyusutan/pemunahan arsip diatur dalam Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 Pasal 66 tentang Prosedur Pemusnahan Arsip yang telah dilaporkan ketua tim bahwa arsip-arsip sebelum dimusnahkan diproses dan dinilai secara cermat sesuai ketentuan yang berlaku.
Eddy Mulya menekankan terkait nilai guna arsip bahwa fungsi arsip berbangsa dan bernegara sangat menentukan dalam menetapkan kebijakan pemerintah. Diharapkan seluruh jajaran Pemerintah Kota Denpasar dan lembaga organisasi lain yang ada menjaga arsip dan melestarikan dengan baik. Selain itu, perlu kehati-hatian karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa/dapat diciptakan kembali seperti sediakala. ”Tidak boleh memusnakan arsip tanpa melalui prosedur yang benar,’’ katanya.
Lebih lanjut Eddy Mulya mengemukakan, pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna akan menghemat tempat/ruang penyimpanan, biaya, tenaga serta waktu penemuan kembali arsip yang diperlukan berupa arsip bernilai guna permanen, vital serta arsip mempunyai niai guna sejarah (arsip statis).
Eddy Mulya berharap pegawai di Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang pengetahuan kearsipan. ”Arsip merupakan alat bukti nyata dan benar untuk bahan pertanggung jawaban kepada generasi akan datang dapat diselamatkan dan disimpan dengan baik,’’ ucapnya.
Sementara itu, Sekretaris Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar, I Dewa Gede Rai menyampaikan, pemusnahan/penyusutan arisp merupakan suatu kegiatan untuk mencapai efesiensi dalam pengelolaan arsip meliputi ruang/tempat penyimpanan arsip, tenaga dan biaya serta waktu untuk temu balik arsip yang diperlukan. ”Penyusutan/pemusnahan arsip merupakan tahapan terkahir dari pengelolaan arsip yang awalnya diciptakan, disimpan, dipelihara selanjutnya disusutkan/dimusnahkan bila sudah tidak mempunyai nilai guna lagi,’’ kata Dewa Rai.
Disinggung pelaksanaan penyusutan/pemusnahan arsip, Dewa Rai menerangkan, ada dasar hukum yakni UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah RI No. 28 tahun 2012, Keputusan Kepala Bapenda Kota Denpasar Nomor : 188.45/17/BPDKD tentang Pembentukan Tim Penilai Penyusutan Arsip pada Badan Pendapatan Daerah Kota Denpasar. ”Tujuan penyusutan/pemusnahan arsip adalah menentukan arsip-arsip yang memiliki nilai guna serta efektivitas dan efesiensi dalam menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga dan mempercepat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan,’’ papar mantan Kabag Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) Setda Kota Denpasar ini.
Dewa Rai menjelaskan arsip unit kerja yang disusutkan/dimusnahkan tahun 2023 ini arsip Bagian Umum dan Keuangan Bapenda Kota Denpasar memiliki retensi di bawah 10 tahun ditetapkan pimpinan perangkat daerah atau penyelenggaran Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota setelah mendapat persetujuan tertulis dari Sekretaris Daerah sesuai Peraturan Pemerintah RI No.28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2019 tentang Kearsipan. ”Arsip yang disusutkan/dimusnahkan Sub. Bagian Umum dan Keuangan Bapenda Kota Denpasar tahun 2017 sampai dengan tahun 2012 dengan jumlah 9 box sebanyak 1.903 berkas,’’ ucapnya.
Dewa Rai menambahkan, sebelum arsip dimusnahkan terlebih dahulu diteliti dan diperiksa melalui dua tahapan. Tahap pertama, pengolahan arsip ini aktif dari tahun 2017 sampai dengan Juni 2020. Tahap kedua, penilaian pada Juli terhada arsip yang diusulkan musnah oleh arsipparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota denpasar. Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Bapenda Kota Denpasar dengan nota persetujuan Nomor : 045/2954/BPDKD Tanggal 18 Juli 2023 dan persiapan administrasi lainnya. ”Hari ini penyusutan/pemusnahan arsip dapat kami laksanakan sebagaimana mestinya,’’ tandasnya.
